Gestire le presenze nel 2026 è diventato un altro mestiere
Se hai un’azienda con dipendenti sai che la rilevazione delle presenze è una di quelle attività che sembra semplice finché non lo è più.
Quando tutti lavorano nella stessa sede, spesso basta un badge. Ma cosa succede quando una parte del tuo team lavora in cantiere, un’altra è in trasferta, qualcuno è in smart working e qualcun altro ha turni che cambiano ogni settimana?
Succede che il badge non basta più. Succede che i fogli Excel si moltiplicano, i messaggi WhatsApp per comunicare i cambi turno diventano ingestibili, gli scontrini delle note spese si accumulano in un cassetto e a fine mese l’amministrazione deve ricostruire tutto a mano.
Non è un problema solo tuo. In Italia, secondo l’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, nel 2025 circa 3,57 milioni di persone lavorano almeno in parte da remoto. Nelle grandi imprese il 53% del personale lavora in modalità ibrida. Ma anche nelle PMI, dove la tendenza al presenzialismo resta forte, sta crescendo l’esigenza di strumenti che permettano di gestire le presenze di chi non è fisicamente in sede.
È il motivo per cui abbiamo deciso di ripensare ToDo-E da zero. Non un aggiornamento grafico: una nuova versione del software di rilevazione presenze, con funzionalità che mancavano e un’interfaccia più intuitiva.
Cos’è ToDo-E (se non lo conosci ancora)
ToDo-E è il nostro software di rilevazione presenze. Lo abbiamo sviluppato qui a Savigliano, in M2 Sistemi, e lo aggiorniamo continuamente dal 2022.
In pratica, ti permette di registrare le presenze dei tuoi dipendenti in modo digitale tramite QR code su supporti fisici, da browser web o da app mobile, e di gestire ferie, permessi, report e comunicazioni aziendali grazie ad un unico pannello accessibile da qualsiasi dispositivo.
Il sistema funziona su livelli di accesso diversi:
- Gli amministratori possono monitorare ingressi e uscite di tutto il personale, gestire le richieste di ferie e permessi, scaricare report e ricevere notifiche personalizzate.
- I dipendenti possono visualizzare le proprie timbrature, inviare richieste di ferie e permessi e accedere ai documenti aziendali che li riguardano.
ToDo-E è usato da aziende di settori diversi: edilizia, cooperative di servizi, manifattura, commercio, studi professionali. La caratteristica su cui abbiamo sempre puntato è la semplicità: ci occupiamo noi dell’installazione, della configurazione e della formazione iniziale, e in meno di una settimana è tutto operativo.
Perché abbiamo riscritto il software
La prima versione di ToDo-E ha sempre fatto il suo lavoro: timbrature precise, accesso multi-dispositivo, gestione base di permessi e ferie. Ma lavorando ogni giorno con le aziende che lo usano, ci siamo resi conto che avevano bisogno di qualcosa in più.
Non un software diverso. Lo stesso software, ma con funzionalità che coprissero anche tutto quello che succede fuori dall’ufficio.
Le richieste che ci arrivavano più spesso erano quattro.
La timbratura da remoto: molti dei nostri clienti hanno personale che lavora fuori sede (in cantiere, dal cliente, in trasferta, in smart working) e ci chiedevano un modo per registrare la presenza anche senza passare dalla sede, con un riscontro oggettivo della posizione.
La gestione delle note spese: rimborsi, scontrini, ricevute: un flusso che in tante PMI viene ancora gestito con file Excel, email e documenti cartacei che si perdono tra un passaggio e l’altro. Ci chiedevano di integrare tutto nello stesso strumento.
La comunicazione interna: avvisi, circolari, comunicazioni urgenti: senza un canale dedicato, finisci per affidarti a gruppi WhatsApp, email che nessuno legge o bacheche fisiche che tutti ignorano.
La pianificazione dei turni: aziende con orari variabili (ristorazione, logistica, produzione, cooperative) avevano bisogno di gestire turni e cambi turno senza tabelle Excel parallele e senza avvisare uno per uno.
Con ToDo-E 3.0 abbiamo risposto a tutte e quattro le richieste. Le nuove funzionalità sono native, integrate nell’interfaccia e accessibili dallo stesso pannello di controllo. Niente abbonamenti aggiuntivi a piattaforme esterne, niente integrazioni da configurare.
Le 5 novità di ToDo-E 3.0
1. Timbratura da remoto con GPS
È la funzionalità che ci chiedevano di più ed è il cuore della nuova versione.
Con la timbratura da remoto, ogni dipendente può registrare la propria presenza da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo (smartphone, tablet o computer) con rilevazione automatica della posizione GPS al momento della timbratura.
Il funzionamento è immediato: il dipendente apre l’app o il browser, preme il pulsante di timbratura, e il sistema registra ora e coordinate geografiche. La posizione viene rilevata solo nell’istante della timbratura — non è un tracciamento continuo, ma una fotografia puntuale di dove si trova il dipendente quando inizia o termina il lavoro.
Questo significa avere un dato certo e verificabile in tempo reale, consultabile dal tuo pannello di amministrazione. Per il dipendente, significa evitare la deviazione in sede prima di andare in cantiere, il foglio compilato a mano a fine giornata.
A chi serve di più: se hai personale in cantiere, tecnici in trasferta, addetti alla manutenzione, operatori di cooperative che lavorano presso il cliente, o semplicemente dipendenti in smart working. In pratica, chiunque non passi dalla sede ogni mattina.
Un dettaglio importante sulla privacy. Sappiamo che la geolocalizzazione è un tema sensibile. Per questo abbiamo progettato la timbratura da remoto in modo che la posizione venga rilevata esclusivamente al momento della timbratura, senza tracciamento successivo. Nessun monitoraggio continuo, ma soltanto la conferma che il tuo dipendente era nel posto giusto al momento giusto, nel rispetto del GDPR e dello Statuto dei Lavoratori.
2. Gestione note spese
Se hai mai gestito le note spese dei tuoi dipendenti con metodi tradizionali, sai di cosa parliamo: scontrini accumulati sulla scrivania, foto inviate su WhatsApp, file Excel compilati a fine mese con dati approssimativi, rimborsi che si perdono tra una email e l’altra.
Con ToDo-E abbiamo integrato un modulo di gestione note spese direttamente nell’app. Il flusso è semplice e pensato per ridurre al minimo il lavoro manuale.
Il tuo dipendente fotografa lo scontrino dallo smartphone, lo allega alla richiesta di rimborso e inserisce i dati essenziali (importo, causale, data). La richiesta arriva automaticamente a chi deve approvarla, con il documento giustificativo già allegato e consultabile. Tu (o chi gestisce l’amministrazione) approvi o rifiuti con un click.
Ogni nota spesa viene archiviata in modo digitale, ordinata per dipendente, data e causale. Niente più carta, niente più scontrini smarriti, niente più conti che non tornano a fine mese.
Il vantaggio concreto: il tuo ufficio amministrazione non deve più ricostruire le spese a posteriori. I dati sono già raccolti, organizzati e pronti. Se hai personale in trasferta (dove le note spese sono una voce quotidiana) il risparmio di tempo si percepisce subito.
3. Bacheca per avvisi aziendali
Comunicare qualcosa a tutto il team o a un gruppo specifico, non dovrebbe richiedere di aprire un altro strumento. Eppure, in tante PMI la comunicazione interna è frammentata tra email, WhatsApp, bacheche fisiche e passaparola.
Con la nuova bacheca di ToDo-E puoi pubblicare avvisi e comunicazioni che appariranno direttamente sulla dashboard personale di ciascun dipendente e, se vuoi, anche sul dispositivo di timbratura.
Puoi indirizzare i messaggi a tutti o a gruppi specifici. È un canale interno, semplice, che non richiede strumenti esterni e non rischia di finire nello spam.
Qualche esempio pratico: chiusure aziendali, variazioni di orario, scadenze formative, aggiornamenti sulla sicurezza, comunicazioni organizzative di qualsiasi tipo. Tutto in un posto solo e tracciabile.
4. Pianificazione turni
La gestione dei turni è uno di quei problemi che sembra piccolo finché non ti esplode in mano. Quando gli orari cambiano spesso (per stagionalità, per esigenze produttive, per un’assenza improvvisa) tenere tutto aggiornato diventa un lavoro nel lavoro.
Con ToDo-E 3.0 puoi creare, assegnare e modificare i turni direttamente dall’interfaccia, con una visione d’insieme su tutta la tua organizzazione. I tuoi dipendenti consultano i propri turni dall’app, ricevono notifiche quando qualcosa cambia e hanno sempre chiaro il proprio planning.
Il vantaggio rispetto ai metodi tradizionali è la centralizzazione: un unico posto dove pianificare, aggiornare e controllare, con la certezza che l’informazione sia arrivata a tutti.
A chi serve di più: se lavori nella ristorazione, nella logistica, nella produzione, se gestisci una cooperativa o se semplicemente hai turni che cambiano più spesso di quanto vorresti.
5. Interfaccia completamente rinnovata
Non è solo una questione estetica. Abbiamo riprogettato l’interfaccia partendo da un principio semplice: meno click, meno tempo perso, meno “dove trovo questa cosa?”.
La navigazione tra le sezioni è più immediata. I dati e i report sono leggibili a colpo d’occhio. Il numero di passaggi per completare un’operazione è stato ridotto al minimo.
Se usi ToDo-E tutti i giorni per controllare le presenze, generare un report o approvare una richiesta, la differenza la noti subito. Se lo usi per la prima volta, ti trovi a casa in pochi minuti.
Quello che ToDo-E ti permette di non fare più
Spesso il valore di un software non sta in quello che fa, ma in quello che ti permette di smettere di fare. Con ToDo-E 3.0, puoi eliminare dalla tua routine:
Non devi più raccogliere fogli presenze a mano. Le timbrature arrivano in automatico, da sede e da remoto, con ora e posizione. Tu le consulti quando vuoi, da dove vuoi.
Non devi più inseguire gli scontrini. Le note spese arrivano già digitalizzate, con il giustificativo allegato. Niente più ricostruzioni a fine mese.
Non devi più mandare tre messaggi per comunicare un avviso. Lo pubblichi una volta sulla bacheca, arriva a tutti o a chi vuoi tu.
Non devi più gestire i turni su Excel. Li crei, li modifichi, li comunichi. Tutto da un posto solo.
Non devi più perdere tempo a navigare tra schermate. L’interfaccia nuova è progettata per farti trovare quello che cerchi in meno tempo possibile e con un’interfaccia utente ottimizzata.
Perché un software di rilevazione presenze serve più di prima
Se stai valutando se dotarti di un sistema digitale per le presenze o se restare con i metodi che usi oggi, ci sono alcune cose da sapere.
In Italia non esiste ancora un obbligo specifico di rilevazione giornaliera delle presenze tramite strumenti digitali. L’unico obbligo formale è il Libro Unico del Lavoro (LUL). Ma la Corte di Giustizia dell’Unione Europea, con una sentenza del 2019, ha stabilito che i datori di lavoro devono dotarsi di un sistema “oggettivo e affidabile” per registrare l’orario di lavoro. In Spagna è già legge. In Italia ci arriveremo.
Inoltre, il modo in cui si lavora è cambiato e i vecchi strumenti non bastano più. Tra smart working, trasferte, cantieri e lavoro ibrido, avere un sistema che funziona solo quando il dipendente è fisicamente in sede è un limite concreto. Non è un’opinione: è la realtà quotidiana di migliaia di PMI italiane.
Il mercato dei software di gestione presenze è pieno di soluzioni. Alcune sono ottime per le grandi aziende con reparti HR strutturati. Altre sono gratuite ma limitate. Quello che manca spesso e che noi abbiamo cercato di costruire con ToDo-E è uno strumento che tenga insieme presenze, turni, spese e comunicazione interna in un’unica piattaforma semplice, senza che tu debba diventare un esperto di tecnologia per usarlo.
A chi è rivolto ToDo-E
ToDo-E funziona per PMI di qualsiasi settore. Ma con la versione 3.0, le aziende che ne traggono più vantaggio sono quelle con:
Personale fuori sede: edilizia, cooperative, manutenzione, assistenza domiciliare, installazione impianti, servizi di pulizia. Se i tuoi dipendenti non passano in sede, la timbratura da remoto con GPS cambia in meglio il modo di lavorare.
Lavoro ibrido o smart working: se hai adottato modelli flessibili, ti serve un sistema per tracciare le presenze anche di chi lavora da casa o da spazi diversi.
Turni variabili: ristorazione, logistica, produzione, cooperative. Se gli orari cambiano spesso, avere un modulo di pianificazione turni integrato ti evita il caos.
Un’amministrazione da semplificare: se gestisci ancora presenze, ferie, permessi e note spese su piattaforme diverse (o peggio, su carta e Excel), ToDo-E ti permette di avere tutto in un posto solo.
Se usi già ToDo-E
Il passaggio alla versione 3.0 non richiede migrazioni complesse. Ci occupiamo noi dell’aggiornamento e della configurazione delle nuove funzionalità, con sessioni di formazione dedicate per te e per il tuo team.
I dati storici (timbrature, report, richieste di ferie e permessi) vengono migrati direttamente, senza alcun disservizio. Le nuove funzionalità si attivano progressivamente, in base alle tue esigenze.
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Se stai cercando un software di rilevazione presenze o se vuoi capire come ToDo-E 3.0 può semplificarti la vita, prenota una call con un nostro tecnico.
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